Monumentaaliset organisaatiot

Monet organisaatiot kehittyvät ajan kuluessa yhä jäykemmiksi systeemisiksi ja hidasliikkeisiksi kokonaisuuksiksi. Tämä on usein tyypillistä erityisesti suurille organisaatioille. Tällaisten monumenteiksi muuttuneiden organisaatioiden uhkana on usein hidas mutta vääjäämätön halvaantuminen ja sitä kautta jopa organisaation toiminnan päättyminen.

Taustaa

Ilmiöinä VUCA eli muutoksen pysyvyys ja yllätyksellisyyden lisääntyminen sekä organisaatioiden muuttuminen monumenteiksi muodostavat yhdessä lähes mahdottoman yhdistelmän, koska se, mikä toimi ennen, ei välttämättä toimikaan enää tänään tai huomenna.

Monumenttien halvaantumisen syinä ovat erilaiset kankeat laatu- ja tietojärjestelmät, toimintaa suottakin kahlehtivat standardit, ylimitoitettu sääntely, tiedon filtteröinti, kaikkialle tunkeutuva hierarkkisuus ja byrokratia, asioiden liian tiukka kontrolli, ihmisiä uuvuttava raportointi sekä sopimukset ja toimintaa liian tiukasti määrittelevät ja rajoittavat budjetit. Kankeutta voivat lisätä myös vanhat toimintatavat tai toimialan perinteiset käytännöt (”näin on ennenkin tehty”), jäykät ammattikulttuuriset traditiot sekä lait ja sääntely.

Organisaatio saattaa olla takalukossa, koska tilaa uusille muutoksille ei ole eikä toimintaympäristön muutosten havainnointiin ja analyysiin riitä tarpeeksi aikaa. Paneutuminen ilmiselviinkin muutostarpeisiin ja -prosesseihin on vaikeaa, kun organisaation sisäiset rutiinit ja prosessit vievät helposti lähes kaiken ajan ja energian.

Tällaista organisaatio-oliota voi kyllä kehittää siellä täällä hiukan säätäen (inkrementaaliset parannukset), mutta oikeasti merkittävät korjausliikkeet ja parannustoimet jäävät helposti tekemättä. Monumentissa asiat eivät tapahdu tarpeeksi nopeasti, ketterästi ja joustavasti. Ura tällaisessa jähmeässä organisaatiossa ei myöskään sovi uusista ideoista, aloitteista ja innovaatioista innostuneelle muutosagentille. Niinpä paras ja välttämätön henkilöstöresurssi hakeutuu usein sinne, missä tilaa muutoksille ja kaikupohjaa luovuudelle on enemmän.

Vaikutuksia

Monumentiksi muuttuneen organisaation päätöksentekijät ja avaintoimijat ovat usein menneen menestyksensä sokaisemia ja siten mahdollisesti kykenemättömiä tekemään välttämättömiä uudistuksia. Monumentiksi jähmettyneessä organisaatiossa toiminta on hierarkkista, siiloutunutta ja jäykkää. Prosessit kestävät aivan liian kauan, ja muutoksen aikaikkunat ovat pitkiä.

Monumentissa toiminnan keskiössä saattavat olla (keskus)hallinto ja pyrkimys liian tiukkaan kontrolliin – eivät niinkään muutoksen ennakointi, asiakkaat, työntekijät tai heidän muuttuvat tarpeensa. Tällaiset suuryritykset, suuret organisaatiot ja omien toimialojensa aiemmin menestyneet tiennäyttäjät voivat menettää nopeasti asemiaan markkinoiden ja toimintaympäristön muuttuessa.

Lisää tietoa

• "Ready, set, go: Reinventing the organization for speed in the post-COVID-19 era". McKinzey & Company. https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/ready-set-go-reinventing-the-organization-for-speed-in-the-post-covid-19-era
• Gary Hamel & Michele Zanini, "The End of Bureaucracy”. Harvard Business Review. https://hbr.org/2018/11/the-end-of-bureaucracy
• Nicky LaMarco, ”What is a bureaucratic organization?”. Chron. https://smallbusiness.chron.com/bureaucratic-organization-20379.html
• Mark Lascola, ”The value of organization design in a bureaucracy”. Forbes. https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2018/04/12/the-value-of-organization-design-in-a-bureaucracy/#24ec665b1ea2
• Mouzelis, N. P. (2006). Organisation and bureaucracy: an analysis of modern theories. Aldine Transaction. https://www.amazon.com/Organisation-Bureaucracy-Analysis-Modern-Theories/dp/0202300781
• ”Muutoksiin yhdessä oppien”. TEHY. https://www.tehy.fi/fi/system/files/mfiles/muu_dokumentti/tehyn_tulevaisuusasiakirja_2017_id_9569.pdf
• Valtasola, M. (2012). Organisaation ketteryys. Tampereen yliopisto. https://trepo.tuni.fi/bitstream/handle/10024/83406/gradu05788.pdf